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Die ultimative Catering-Checkliste: 5 Dinge, die bei der Event-Planung fast immer vergessen werden
Bei der Event-Planung fehlen fast immer fünf Punkte: die Stromlast der Steckdosen, Müll und Leergut, die Verpflegung der Crew, die Abbau-Logistik und die lückenlose Weitergabe von Sonderessen. Das Menü kann sitzen, und der Abend kippt trotzdem, wenn einer dieser Punkte fehlt. Prüfen Sie diese fünf Punkte, bevor das Team losfährt.
Von Christian Bickel
Das Menü ist ein kulinarisches Meisterwerk, die Deko sitzt perfekt und das Team ist motiviert. Doch im Catering steckt die Tücke fast immer im Detail.
Wer schon länger im Catering-Business arbeitet, kennt das Muster: Das Menü steht, und dann kippt der Abend an einer Kleinigkeit, die auf keiner Liste stand.
Oft sind es nicht die großen Dinge wie das Fleisch oder die Weinauswahl, die ein Event ins Wanken bringen. Es sind die unscheinbaren logistischen Details, die in der Hektik der Planung unter den Tisch fallen.
Wenn plötzlich die Sicherung herausfliegt oder niemand weiß, wo das dreckige Geschirr zwischengelagert werden soll, wird aus einem reibungslosen Ablauf schnell schweißtreibendes Krisenmanagement.
Die folgenden fünf Punkte fehlen in Ablaufplänen besonders oft.
Wie hängt die Checkliste am Event, statt in einer Extra-Mail?
Strom, Müll, Crew-Essen, Abbau und Sonderessen werden Punkte am Event, nicht eine lose Nachricht.
Die fünf Punkte aus diesem Artikel bleiben leicht vergessen, wenn sie nur in der letzten Mail an die Location stehen. Am Event liegen sie neben Schichten, Dokumenten und dem Briefing. Das Team öffnet denselben Stand in der App.
Sonderessen kommen aus dem Katalog der Firma und tragen eine Anzahl. Das Briefing der Service-Schicht sagt, welcher Gang zu welchem Platz geht. Der Service liest das, bevor die Teller die Küche verlassen.
Der Abbau ist eine eigene Schicht mit Uhrzeit, auch nach Mitternacht. Sperrzeiten der Location und der Weg zum Fahrzeug gehören in die Arbeitsanweisung dieser Schicht. Fehlt die Schicht, fehlt der Punkt im Dienstplan.
Welche Angaben klären Strom, Müll und Crew-Essen vor dem Aufbau?
Steckdosenplan, Rückweg des Geschirrs und eine eigene Pause stehen als Anweisung an der Schicht.
Ob eine Steckdose existiert, reicht nicht. Die Anweisung nennt Schuko, Starkstrom oder CEE und welche Geräte an derselben Phase hängen. Kaffeemaschine, Konvektomat und Chafing-Dishes stehen namentlich in dieser Notiz.
Der Rückweg des Geschirrs braucht eine Zone, die Gäste nicht sehen, und eine Regel für Speisereste. Entweder die Location stellt Tonnen, oder das Team nimmt den Müll mit. Beides steht vor dem Aufbau fest.
Crew-Essen und Pausen sind ein eigener Posten in der Schicht, nicht ein Rest, der übrig bleibt. Zehn bis vierzehn Stunden ohne Pause stehen so im Plan, dass die Küche die Lücke sieht. Die Pause hat eine Uhrzeit wie jede andere Schicht.
Was lässt sich aus einem früheren Event übernehmen, und was nicht?
Kundendaten und der Schichtplan lassen sich übernehmen. Die Besetzung des neuen Tages nicht automatisch.
Ein wiederkehrender Firmenkunde bringt Adresse, Ansprechperson und oft dieselben Schichten mit. Die Übernahme spart das Abtippen. Gästezahl, Datum und Sonderessen prüft der Betrieb trotzdem neu.
Die Personen der letzten Ausgabe sind nicht automatisch frei. Verfügbarkeit, Abwesenheit und eine schon gebuchte Schicht entscheiden. Eine doppelte Einteilung zur selben Zeit blockiert das System.
Die Checkliste zum Abhaken gibt es als Vorlage über das Formular auf der Anfrage-Seite. Sie ersetzt nicht den Event in Cater.Work. Sie ist die Liste, die vor dem ersten digitalen Event nichts vergisst.
Wann ist ein Punkt erledigt, und wann fehlt er noch im Plan?
Ein Punkt ist erledigt, wenn er als Schicht, Dokument oder Briefing am Event steht, nicht wenn ihn jemand mündlich gehört hat.
Strom ohne Lageplan ist offen. Müll ohne Zone ist offen. Crew-Essen ohne Uhrzeit ist offen. Sonderessen ohne Anzahl und ohne Platz im Briefing sind offen. Abbau ohne eigene Schicht ist offen.
Die Person auf der Schicht sieht nur, was vor ihrer Zusage eingetragen wurde, plus spätere Änderungen, wenn sie die App noch öffnet. Deshalb gehören die fünf Punkte in den Event, bevor die Einladungen laufen.
Nach dem Event bleibt der Report. Er zeigt, welche Special Needs, welche Dokumente und welche Namen drin waren. Was nie ein Feld hatte, taucht im Report nicht auf. Das ist die Kontrolle, ob die Liste wirklich am Event hing.
1. Das unsichtbare Risiko: Stromlast und Steckdosen-Verteilung
„Gibt es vor Ort Strom?“ - „Ja, natürlich!“ Diese kurze Abstimmung mit dem Kunden oder der Location reicht leider oft nicht aus. Wenn Kaffeemaschine, Konvektomat und mehrere elektrische Chafing-Dishes an derselben Phase hängen, dauert es oft nur Minuten, bis das Buffet im Dunkeln steht.
Profi-Tipp: Klären Sie im Vorfeld nicht nur, ob es Steckdosen gibt, sondern wie diese abgesichert sind. Schuko, Starkstrom, CEE-Anschlüsse und ein genauer Strom-Lageplan gehören in jede professionelle Event-Vorbereitung.
2. Hinter den Kulissen: Das Müll- und Leergut-Management
Jeder plant akribisch, wie die vollen Teller zum Gast kommen. Aber wie kommen sie zurück? Wo wird das Abräum-Geschirr blickdicht für die Gäste gelagert? Gibt es Mülltonnen für Speisereste oder müssen diese wieder mitgenommen werden?
Profi-Tipp: Planen Sie den Rückweg genauso detailliert wie den Hinweg. Definieren Sie klare Backstage-Zonen und bringen Sie im Zweifel eigene, verschließbare Müllsysteme mit.
3. Der Motor des Abends: Die Crew-Verpflegung
Das Team arbeitet zehn bis vierzehn Stunden am Stück, schleppt Kisten und läuft Kilometer. Nichts killt Stimmung und Service-Qualität schneller als hungriges Personal.
Profi-Tipp: Tragen Sie Crew-Verpflegung und feste Pausenzeiten als eigenen Posten in den Ablaufplan ein. Ein gut versorgtes Team ist eines der besten Aushängeschilder Ihres Unternehmens.
4. Das Ende vom Lied: Logistik-Fallen beim Abbau
Das Event war ein Erfolg, die Gäste sind glücklich. Jetzt will das Team nur noch abbauen und nach Hause. Doch dann ist der Lastenaufzug abgestellt oder die Ladezone plötzlich durch Taxis blockiert.
Profi-Tipp: Klären Sie Abbau-Bedingungen, Sperrzeiten, Nachtzuschläge für Location-Manager und Zugangswege immer schriftlich vorab.
5. Stille Post: Die lückenlose Kommunikation von Sonderessen
Es reicht heute nicht mehr zu wissen, dass es zwei vegane Menüs und einen Gast mit Zöliakie gibt. Wenn die Teller im Service-Chaos an den falschen Tisch wandern, wird es gefährlich und unprofessionell.
Profi-Tipp: Sonderessen brauchen eine geschlossene Informationskette. Der Service muss exakt wissen, an welchem Tisch und auf welchem Platz die Person sitzt, bevor die Gänge herausgehen.
Quellen
- Lebensmittelinformationsverordnung (EU) Nr. 1169/2011, EUR-Lex
Die EU-Verordnung legt fest, welche Allergene bei Speisen genannt werden müssen.
- Lebensmittelverschwendung, Bundesministerium für Landwirtschaft, Ernährung und Heimat
Das Bundesministerium beschreibt, wie Lebensmittel in der Außer-Haus-Verpflegung weggeworfen werden.
Machen Sie Schluss mit der Zettelwirtschaft
All diese Punkte nur im Kopf oder in der letzten Mail an die Location zu haben, kostet enorm viel Energie. Genau deshalb passieren Fehler.
Besser ist ein Ablauf, der Strom, Müll, Crew-Essen, Abbau und Sonderessen als feste Punkte mitführt.
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