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Die ultimative Catering-Checkliste: 5 Dinge, die bei der Event-Planung fast immer vergessen werden
Das Menü ist ein kulinarisches Meisterwerk, die Deko sitzt perfekt und das Team ist motiviert. Doch im Catering steckt die Tücke fast immer im Detail.
Wer schon länger im Catering-Business arbeitet, kennt die Wahrheit: Die Tücke steckt im Detail.
Oft sind es nicht die großen Dinge wie das Fleisch oder die Weinauswahl, die ein Event ins Wanken bringen. Es sind die unscheinbaren logistischen Details, die in der Hektik der Planung unter den Tisch fallen.
Wenn plötzlich die Sicherung herausfliegt oder niemand weiß, wo das dreckige Geschirr zwischengelagert werden soll, wird aus einem reibungslosen Ablauf schnell schweißtreibendes Krisenmanagement.
Damit Ihnen das beim nächsten Event nicht passiert, haben wir fünf Dinge gesammelt, die bei der Catering-Planung besonders häufig vergessen werden, und wie Sie diese Fehler von Anfang an vermeiden.
1. Das unsichtbare Risiko: Stromlast und Steckdosen-Verteilung
„Gibt es vor Ort Strom?“ - „Ja, natürlich!“ Diese kurze Abstimmung mit dem Kunden oder der Location reicht leider oft nicht aus. Wenn Kaffeemaschine, Konvektomat und mehrere elektrische Chafing-Dishes an derselben Phase hängen, dauert es oft nur Minuten, bis das Buffet im Dunkeln steht.
Profi-Tipp: Klären Sie im Vorfeld nicht nur, ob es Steckdosen gibt, sondern wie diese abgesichert sind. Schuko, Starkstrom, CEE-Anschlüsse und ein genauer Strom-Lageplan gehören in jede professionelle Event-Vorbereitung.
2. Hinter den Kulissen: Das Müll- und Leergut-Management
Jeder plant akribisch, wie die vollen Teller zum Gast kommen. Aber wie kommen sie zurück? Wo wird das Abräum-Geschirr blickdicht für die Gäste gelagert? Gibt es Mülltonnen für Speisereste oder müssen diese wieder mitgenommen werden?
Profi-Tipp: Planen Sie den Rückweg genauso detailliert wie den Hinweg. Definieren Sie klare Backstage-Zonen und bringen Sie im Zweifel eigene, verschließbare Müllsysteme mit.
3. Der Motor des Abends: Die Crew-Verpflegung
Das Team arbeitet zehn bis vierzehn Stunden am Stück, schleppt Kisten und läuft Kilometer. Nichts killt Stimmung und Service-Qualität schneller als hungriges Personal.
Profi-Tipp: Tragen Sie Crew-Verpflegung und feste Pausenzeiten als eigenen Posten in den Ablaufplan ein. Ein gut versorgtes Team ist eines der besten Aushängeschilder Ihres Unternehmens.
4. Das Ende vom Lied: Logistik-Fallen beim Abbau
Das Event war ein Erfolg, die Gäste sind glücklich. Jetzt will das Team nur noch abbauen und nach Hause. Doch dann ist der Lastenaufzug abgestellt oder die Ladezone plötzlich durch Taxis blockiert.
Profi-Tipp: Klären Sie Abbau-Bedingungen, Sperrzeiten, Nachtzuschläge für Location-Manager und Zugangswege immer schriftlich vorab.
5. Stille Post: Die lückenlose Kommunikation von Sonderessen
Es reicht heute nicht mehr zu wissen, dass es zwei vegane Menüs und einen Gast mit Zöliakie gibt. Wenn die Teller im Service-Chaos an den falschen Tisch wandern, wird es gefährlich und unprofessionell.
Profi-Tipp: Sonderessen brauchen eine geschlossene Informationskette. Der Service muss exakt wissen, an welchem Tisch und auf welchem Platz die Person sitzt, bevor die Gänge herausgehen.
Machen Sie Schluss mit der Zettelwirtschaft
All diese Punkte im Kopf zu behalten oder über Excel-Listen und WhatsApp-Nachrichten zu verteilen, kostet enorm viel Energie. Genau deshalb passieren Fehler.
Stellen Sie sich vor, Sie hätten ein System, das Sie bei jeder Event-Planung automatisch an diese Details erinnert. Eine zentrale Plattform, auf der Küche, Logistik und Service in Echtzeit auf dieselben, stets aktuellen Informationen zugreifen können.
Genau dafür gibt es cater.work. Mit unserer Software digitalisieren und standardisieren Sie Ihre Catering-Prozesse: Checklisten sind direkt an das Event geknüpft, Packlisten entstehen aus der Planung und Ihr Team weiß via App, was zu tun ist.
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