Fachkräftemangel in der Gastronomie: So bauen Sie ein starkes Catering-Team auf und halten es langfristig

Warum gehen Aushilfen nach zwei Events, obwohl der Lohn gestimmt hat?

Sie gehen, wenn Zeit, Ort und Aufgabe erst auf dem Parkplatz klar werden, nicht wegen einer fehlenden App allein.

Ein Briefing, das erst in der Küche ankommt, kostet den Abend. In Cater.Work hängt die Anweisung am Einsatzgebiet und ist vor der Schicht lesbar. Die Person sieht Kollegen, Ort und Dokumente nach der Zusage.

Die Verwaltung bewertet je Einsatzgebiet, das Team sieht diese Note nicht. Interne Notizen bleiben am Profil und gehen nicht in die App. So bleibt die Auswahl im Büro, ohne das Team bloßzustellen.

Wer für mehrere Firmen arbeitet, sieht seine Events in einer Übersicht, sobald jede Firma ihn eingeladen hat. Er sieht nicht die Jobs einer Firma, die ihn nicht eingeladen hat. Der Pool einer Firma bleibt deren Pool.

Wie kommt eine neue Person in den Pool, ohne eine offene Registrierung?

Nur ein Einladungslink oder eine E-Mail der Firma legt das Profil an. Eine öffentliche Anmeldung gibt es nicht.

Der Link ist dauerhaft und lässt sich erneuern. Der alte Link wird dann ungültig. Mehrere Adressen gehen manuell oder aus einer CSV- oder Excel-Datei heraus. Bestehende Teammitglieder werden übersprungen.

Die Person wählt ihre Einsatzgebiete in der Bewerbung. Die Firma gibt die Bewerbung frei oder lehnt sie ab. Zwischen Registrierung und Profilpflege liegt diese Freigabe.

Starter fasst bis zu zwölf Team-Mitglieder. Pro und Enterprise haben keine Teamgrenze. Die Grenze betrifft Personen der Firma, nicht die Zahl der Events.

Was hält den Dienstplan stabil, wenn mehrere Events am selben Abend liegen?

Verfügbarkeit, Abwesenheit und die Sperre gegen doppelte Einteilung halten die Person auf einer Schicht.

Der Wochenplan nennt die regelmäßigen Zeiten je Wochentag, auch über Mitternacht. Eine Abwesenheit für Urlaub oder Krankheit sperrt die Einteilung in diesem Fenster. Eine schon zugesagte Schicht schließt die überlappende zweite aus.

Offene Stellen gehen nur an Personen mit passendem Einsatzgebiet und freier Zeit. Der Besetzungsstand zeigt fehlende Plätze und offene Bewerbungen. Die Firma kann einladen oder direkt zuweisen.

Status sind beworben, eingeladen, zugesagt und abgelehnt. Eine Absage macht den Platz sofort wieder sichtbar. Die nächste passende freie Person sieht die Stelle, ohne dass der ganze Pool eine Rundmail braucht.

Welche Auswertung gibt es heute, und welche noch nicht?

Check-in und Check-out gibt es im Tarif Enterprise. Die Stundenliste daraus ist noch in Arbeit.

Die Person erfasst Beginn und Ende der Schicht in der App. Das Büro sieht die gestempelten Zeiten am Einsatz. Eine fertige Liste je Person und Monat gibt es noch nicht.

Für die Buchhaltung reicht heute die Besetzungsliste des Events: wer eingeplant war und wer gearbeitet hat. Eine direkte Anmeldung bei der Sozialversicherung macht Cater.Work nicht.

Der Event-Report zum Drucken enthält Zeiten, Ort, Kunde, Special Needs, Dokumente und Namen. Er ersetzt keine Lohnabrechnung. Er ist der Stand, den das Büro dem Steuerberater schicken kann.

Was ändert sich für das Team, wenn der Plan in der App liegt statt in der Gruppe?

Jede Person sieht nur ihre Schichten, den Ort und das Briefing. Die Gruppe muss nicht mehr denselben Stand suchen.

Eine Änderung an der Uhrzeit steht am Event und geht als Benachrichtigung an die Leute dieser Schicht. Wer nicht eingeteilt ist, bekommt die Nachricht nicht. Die Verwaltung muss nicht prüfen, wer in welchem Chat noch den alten Stand hat.

Die Route startet aus dem Event. Der Termin lässt sich als Kalenderdatei sichern. Beides ersetzt die Frage nach der Adresse am selben Morgen. Das Profil speichert, ob die Person Push, E-Mail oder beides will.

Bleibt jemand weg, wird der Platz offen und die nächste passende freie Person sieht ihn. Die anderen Schichten des Abends bleiben unberührt. So hängt die Vertretung nicht daran, wer gerade ans Telefon geht.

Warum gute Mitarbeitende wirklich gehen

Oft wird das Gehalt als Hauptgrund für Kündigungen genannt. In der Praxis verlassen Mitarbeitende ein Unternehmen aber selten nur wegen ein paar Euro mehr pro Stunde.

Sie flüchten vor allem vor Chaos, Dauerstress und unklarer Kommunikation. Wenn eine Servicekraft auf einem Event steht und weder den Ablaufplan kennt noch weiß, wer die Teamleitung übernimmt, entsteht Frust.

Niemand arbeitet gerne in einem Umfeld, in dem ständig improvisiert werden muss. Wer genau hier ansetzt, verschafft sich einen massiven Vorteil gegenüber der Konkurrenz.

Strategie 1: Transparente Kommunikation ab dem ersten Tag

Das wichtigste Fundament für ein motiviertes Team ist Klarheit. Aushilfen und feste Mitarbeitende müssen rechtzeitig wissen, wann und wo sie eingeteilt sind.

Ständige Änderungen in unübersichtlichen WhatsApp-Gruppen oder Dienstpläne auf Papier sorgen unweigerlich für Missverständnisse.

Setzen Sie stattdessen auf digitale und zentrale Lösungen. Wenn Ihr Personal alle Schichten, Briefings und Updates direkt auf dem Smartphone einsehen kann, schaffen Sie Verbindlichkeit und nehmen Ihrem Team die Unsicherheit vor dem nächsten Einsatz.

Strategie 2: Ein reibungsloses Onboarding für neue Kräfte

Im Catering arbeiten Sie häufig mit temporären Kräften oder Studenten. Wer den ersten Einsatz ohne klare Rolle beginnt, kommt selten zum zweiten.

Treffpunkt, Dresscode, Personaleingang und Menü gehören in ein festes Briefing, nicht in eine mündliche Ansage am Tresen.

Wer am ersten Abend nicht raten muss, merkt sich den Betrieb. Daraus entstehen Folgeeinsätze.

Strategie 3: Wertschätzung durch exzellente Organisation

Wertschätzung drückt sich nicht nur durch ein Lob am Ende des Abends aus. Sie zeigt sich ganz besonders in der Vorbereitung.

Wenn die Logistik perfekt geplant wurde, muss der Service vor Ort nicht planlos rotieren. Wenn die Küche genau weiß, wie viele Sonderessen gefordert sind, bleiben Wutausbrüche am Pass aus.

Wenn die Vorbereitung stimmt, misst das Team den Abend an den Gästen und nicht an den Pannen. Das ist die Wertschätzung, die nach dem Einsatz noch erzählt wird.

Der Weg zum loyalen Mitarbeiterpool

Wenn Sie diese Punkte umsetzen, werden Mitarbeitende gerne bei Ihnen arbeiten. Mehr noch: Sie werden Sie an Freunde und Bekannte weiterempfehlen.

So bauen Sie sich nach und nach einen verlässlichen Pool an Fachkräften und Aushilfen auf, aus dem Sie bei großen Aufträgen entspannter schöpfen können.

Quellen

• Arbeits- und Fachkräftesicherung, DEHOGA Bundesverband

  Der DEHOGA Bundesverband beschreibt die Fachkräftesicherung in Hotellerie und Gastronomie.

• Gastgewerbe und Tourismus, Statistisches Bundesamt

  Das Statistische Bundesamt führt die Zahlen zum Gastgewerbe in Deutschland.