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Aushilfen in Rekordzeit einarbeiten: Das perfekte Onboarding für Ihr Personal im Catering
Aushilfen arbeiten Sie in vier Schritten ein: ein digitales Briefing vor dem Event, ein kurzer Rundgang vor Ort, eine konkrete Aufgabe statt eines ganzen Raums und ein Pate aus dem festen Team. Treffpunkt, Dresscode, Personaleingang und Ansprechperson stehen vor dem ersten Gast fest, damit die neue Kraft nicht raten muss.
Von Christian Bickel
Große Veranstaltungen leben von einem eingespielten Team. Gerade Aushilfen müssen deshalb schnell, klar und ohne lange Einarbeitungsphase einsatzbereit sein.
Da die Auftragslage im Catering oft schwankt, greifen viele Betriebe auf Aushilfen und studentische Kräfte zurück. Diese fleißigen Helfer sind absolut Gold wert.
Das Zeitfenster ist oft nur ein Anruf und ein Treffpunkt am nächsten Morgen.
Wenn eine neue Kraft völlig unvorbereitet in das Chaos eines großen Events geworfen wird, sinkt die Qualität beim Service drastisch. Fehler passieren, Gäste sind irritiert und die Aushilfe kommt im schlimmsten Fall nach dem ersten Abend nie wieder.
Fehlt diese Vorbereitung, fängt das feste Team die Fehler auf, statt die Gäste zu betreuen.
Wie lange dauert der Weg von der Einladung bis zur ersten Schicht?
Die Person registriert sich über den Link, die Firma gibt frei, danach pflegt sie Profil und Einsatzgebiete.
Schritt eins ist der persönliche Link oder der QR-Code der Firma. Schritt zwei erfasst Vorname, Nachname, E-Mail und Passwort. Ohne die Freigabe durch die Firma bleibt das Profil unvollständig.
Nach der Freigabe kommt eine E-Mail mit einem Direktlink auf die Profilseite. Dort setzt die Person Sprache, Telefon, Benachrichtigung und Einsatzgebiete. Einsatzgebiete sind zum Beispiel Service, Küche oder Bar, die Namen übersetzt die Software.
Erst danach erscheinen offene Jobs und Einladungen. Die erste Schicht ist keine automatische Zusage. Die Person bewirbt sich oder nimmt eine Einladung an, und die Firma bestätigt.
Was muss vor der ersten Schicht im Briefing stehen?
Zeit, Ort, Einsatzgebiet, Arbeitsanweisung und die Special Needs des Events stehen vor dem Losfahren.
Die Anweisung hängt an der Schicht, nicht an einer Gruppen-Nachricht. Sie ist in der Sprache lesbar, die die Person im Profil gewählt hat. Kollegen der gleichen Schicht sind nach der Zusage sichtbar.
Der Ort ist eine Adresse mit Navigation oder eine Abholung. Dokumente des Events, etwa der Ablauf oder ein Foto der Location, liegen daneben. Eine Erinnerung geht Stunden vor Beginn an alle, die zugesagt haben.
Fehlt eines dieser Felder, fehlt es allen, nicht nur einer Person. Deshalb gehört das Briefing an den Event, bevor die Einladungen herausgehen. Eine nachgetragene Anweisung erreicht nur die Leute, die die App noch öffnen.
Wer darf das Profil sehen, und wer gibt die Bewerbung frei?
Die Firma gibt frei. Andere Caterer sehen den Pool nicht, auch nicht über eine gemeinsame Suche.
Die Registrierung läuft nur von der Firma zur Person. Ein Freelancer kann für mehrere Firmen arbeiten, wenn jede ihn eingeladen hat. Er kann sich nicht selbst bei einer fremden Firma auf Jobs bewerben.
Admin-Notizen und die Bewertung je Einsatzgebiet bleiben in der Verwaltung. Das Team sieht sie nicht. Die Person sieht ihre eigenen Events, nicht die interne Notiz.
Ein Admin kann in die Ansicht der Mitarbeitenden wechseln, um denselben Stand zu prüfen. Das ersetzt nicht die Freigabe. Die Freigabe bleibt ein eigener Schritt in der Übersicht der offenen Bewerbungen.
Welche Sprachen und welche Benachrichtigung gelten ab dem ersten Tag?
Die Oberfläche kennt zehn Sprachen. Die Person wählt Push, E-Mail oder beides.
Deutsch, Englisch, Spanisch, Polnisch, Rumänisch, Kroatisch, Bulgarisch, Ukrainisch, Türkisch und Serbisch sind auswählbar. Einsatzgebiete und Briefings werden in die Sprachen des Teams übersetzt. Die Firmensprache und die Sprache der Person dürfen sich unterscheiden.
Die Benachrichtigung steht am Profil und lässt sich später ändern. Eine Einladung, eine Zusage und eine Änderung am Event nutzen denselben Kanal. Wer nur E-Mail will, bekommt keinen Push.
Hilfe-Texte für Verwaltung und Team liegen in der App. Sie ersetzen kein persönliches Briefing am ersten Abend. Sie erklären die Schritte, die vor dem Event in der Software liegen.
Was sieht die neue Person am ersten gebuchten Event, und was nicht?
Sie sieht Zeit, Ort, Briefing, Kollegen, Dokumente und Special Needs. Interne Notizen und Bewertungen sieht sie nicht.
Die Liste zeigt offene Jobs, Einladungen und gebuchte Einsätze. Der Kalender zeigt denselben Stand nach Tag. Eine Zusage macht die Details sichtbar. Vor der Zusage bleibt es bei Zeit, Ort und Einsatzgebiet der offenen Stelle.
Private Notizen am Event gehören nur dieser Person. Sie sind keine Nachricht an die Firma. Die Firma führt ihre Notizen getrennt am Profil, unsichtbar für das Team.
Check-in und Check-out gibt es erst im Tarif Enterprise und nur, wenn die Firma sie nutzt. Im Starter und im Pro endet die Schicht mit der geplanten Zeit. Die gestempelte Stunde ist dort kein Schritt des Onboardings.
1. Das digitale Briefing vor dem Event
Das Onboarding beginnt nicht erst am Tag der Veranstaltung. Sobald die helfende Hand gebucht ist, benötigt sie die wichtigsten Rahmeninformationen.
Schicken Sie ein kompaktes digitales Briefing. Darin müssen alle grundlegenden Fragen geklärt sein: Wann ist Treffpunkt? Wer ist die Ansprechperson vor Ort? Wie lautet der exakte Dresscode? Wo befindet sich der Personaleingang?
Wenn diese Punkte vorab geklärt sind, startet der Arbeitstag pünktlich und ohne unnötige Verwirrung.
2. Die schnelle Orientierung vor Ort
Sobald das Team in der Location ankommt, folgt ein kurzer Rundgang. Zeigen Sie neuen Kräften die absoluten Grundlagen.
Wo sind die Toiletten für das Personal? Wo befindet sich die Spülstation? Welcher Bereich ist tabu für Gäste?
In diesen ersten Minuten schaffen Sie enorme Sicherheit. Ein Mitarbeiter, der sich räumlich auskennt, agiert am Gast sofort sehr viel selbstbewusster.
3. Klare Rollen und einfache Aufgaben
Überfordern Sie Aushilfen bitte nicht mit komplexen Anforderungen. Teilen Sie das Event in kleine und machbare Verantwortungsbereiche auf.
Geben Sie einer neuen Kraft nicht die Verantwortung für einen kompletten Raum. Weisen Sie ihr stattdessen eine sehr konkrete Aufgabe zu, etwa das Abräumen der Teller oder die Betreuung einer Getränkestation.
Mit klaren Checklisten weiß jeder exakt, was zu tun ist. So arbeiten auch unerfahrene Helfer von Beginn an fehlerfrei.
4. Ein Pate für direkte Hilfe
Stellen Sie jeder Aushilfe ein erfahrenes Mitglied aus Ihrem festen Team zur Seite. Dieser Pate ist die feste Bezugsperson für alle aufkommenden Fragen.
Eine Frage zur Soße oder zum Tischplan bleibt beim Paten und wandert nicht quer durch die Location.
Gleichzeitig wird Ihre Teamleitung stark entlastet, weil sich die zahlreichen Fragen auf mehrere erfahrene Schultern verteilen.
Quellen
- Arbeits- und Fachkräftesicherung, DEHOGA Bundesverband
Der DEHOGA Bundesverband beschreibt die Fachkräftesicherung in Hotellerie und Gastronomie.
- Gastgewerbe und Tourismus, Statistisches Bundesamt
Das Statistische Bundesamt führt die Zahlen zum Gastgewerbe in Deutschland.
Die digitale Lösung für Ihre Personalplanung
Der größte Feind einer guten Einarbeitung ist, wenn Treffpunkt und Aufgabe in drei verschiedenen Chats stehen. Mit Cater.Work weisen Sie Aushilfen direkt dem Event zu. Briefings, Checklisten und Verantwortlichkeiten liegen dort. Änderungen am Abend landen in derselben Ansicht. Das entlastet vor allem die Leute, die sonst jede Rückfrage auffangen.
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